CKS.ADC ist das Zusatzmodul zu SAP Business One, das die Belegverarbeitung stark vereinfacht. Es ermöglicht Ihnen die vollautomatische Verarbeitung von eingehenden Rechnungen und anderen Belegen (z. B. Wareneingänge). Sie scannen eine Rechnung und der zugehörige Beleg wird automatisch in SAP Business One erstellt. Die Vorteile liegen auf der Hand. Durch die elektronische Verarbeitung werden Tippfehler bei der Datenübernahme drastisch reduziert. Gleiches gilt für die notwendige Zeit, was Ihre Prozesse deutlich beschleunigt und somit Kosten spart. Das gescannte Dokument bleibt zum Beleg hinterlegt und ist somit zum optischen Abgleich jederzeit verfügbar und archiviert.
Haben Sie Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungsavise oder Kundenaufträge per Post in Papierform erhalten, scannen Sie sie einfach über Ihren Dokumentenscanner ein. Liegt Ihr Fremdbeleg bereits in einer digitalen Version vor, können Sie sie ganz einfach in Ihren Dateieingang importieren.
In Ihrem Posteingang direkt in SAP Business One finden Sie zunächst alle importierten Belege. Hier wählen Sie einfach die Belege aus, die Sie automatisch erfassen möchten. Sie legen nur noch fest, um welche Art Beleg es sich handelt (Lieferschein, Rechnung, Zahlungsavis oder Kundenaufträge bzw. Bestellungen) und starten die Erkennungsroutine.
Bei der Erkennung wird automatisch ein SAP-Beleg erzeugt und mit den entsprechenden Werten ausgefüllt, die Sie bisher von Hand eingetragen haben. Wird ein vorangegangener SAP-Beleg gefunden (z. B. ein erfasster Lieferschein bei einer Rechnung), wird dieser auch automatisch verknüpft und verglichen. Abweichende Werte wie Menge oder Preise werden hervorgehoben und können so direkt überprüft werden.
In dem allgemeinen Fall werden nach einer drei Tage dauernden Anlaufzeit zwischen 80 und 90 % der Dokumente ohne Fehler erkannt, verarbeitet und verteilt. In den meisten Anwendungsfällen ist diese Erkennungsquote auch für eine wirksame Belegerfassung ausreichend. Wenn man jedoch eine höhere Erkennungsquote wünscht, ist das problemlos möglich. Erkennungsraten von bis zu 99 % sind erreichbar, jedoch muss mehr Aufwand bei der Einrichtung betrieben werden.
Fremdbelege, die sich noch in Papierform erhalten, scannen Sie einfach über Ihren Büroscanner ein. Die dabei erstellte PDF-Datei steht Ihnen dann direkt im Eingangsordner von cks.ADC zur Verfügung.
Wurden Ihnen Kundenaufträge, Lieferscheine oder Rechnungen per Post zugesandt? Haben Sie auch Zahlungsbescheide oder Rechnungen erhalten? Mit Ihrem Dokumentenscanner können Sie diese schnell einscannen. Wenn das Dokument, das Sie von einer externen Quelle benötigen, bereits in digitaler Form vorliegt, müssen Sie es nur noch in Ihren Posteingang importieren.
Viele Rechnungen werden heute per E-Mail verschickt. Verschieben Sie daher eingehende Belege direkt aus Outlook heraus in den Eingangsordner, auch deren Anhänge. Diese werden gleich mit archiviert.
Sie können Ihre Eingangsbelege, z. B. aus anderen Anwendungen heraus, in ein bestimmtes Windows-Verzeichnis abspeichern. Dieses ist mit dem cks.ADC Eingangsordner in SAP Business One verknüpft. Dort abgelegte Datein werden direkt dorthin weitergeleitet.
Alle importierten Belege finden Sie zunächst in Ihrem Posteingang direkt in SAP Business One. Sie müssen nur noch die Belege auswählen, die automatisch erfasst werden sollen.
Es wird nur noch festgelegt, um welche Belegart es sich handelt (Lieferschein, Rechnung, Zahlungsavis oder Kundenauftrag bzw. Bestellung) und die Erkennungsroutine gestartet.
Bei der Erkennung wird ein SAP-Beleg automatisch generiert und mit den entsprechenden Werten gefüllt, die Sie bisher manuell eingegeben haben. Wird ein vorangegangener SAP-Beleg gefunden (z.B. ein erfasster Lieferschein zu einer Rechnung), so wird auch dieser automatisch verknüpft und abgeglichen. Abweichungen von Werten wie Mengen oder Preisen werden markiert und können so direkt nachvollzogen werden
Kontaktieren Sie uns gerne mit einem unverbindlichen Anruf oder per E-Mail.
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